Consta de 5 etapas para implementar el modelo de Gung Ho en las empresas.
Etapa 1: Situacion actual de la empresa
En esta etapa se conocera en que situacion se encuentra la empresa mediante el FODA para conocer el diagnostico de los factores internos (Fortalezas y debilidades) y externos (Oportunidades y Amenzas) de la organización y así identificar como se están desarrollando las actividades en la empresa, este análisis FODA será realizado por un equipo de trabajo.
Lineamientos del equipo de trabajo:
* Debe estar constituido en proporción con el tamaño de la empresa
* Debe estar conformado por el jefe de cada departamento o área funcional
* Debe contar un coordinador general el cual debe ser elegido de manera democrática por los miembros del equipo.
Actividades a realizar:
* Se realizaran dos reuniones en la primera reunión se establecerán los lineamientos del desarrollo de las actividades, cada miembro del equipo deberá realizar el análisis FODA del área funcional a la que pertenece, el cual deberá ser entregado en la siguiente reunión.
* Para realizar el FODA por área funcional se harán las siguientes actividades:
· Recopilar la información de los aspectos internos y externos del área a la que pertenece, solicitando la colaboración de sus colaboradores de área.
· Una vez recopilada la información requerida esta se analizará para unificar criterios e identificar los aspectos importantes al área de estudio
· Posteriormente consensar los aspectos que formaran parte del FODA del área funcional y realizar un informe final.
* En la segunda reunión se presentaran los FODA realizados por cada jefe de área, en esta reunión los jefes de cada área expondrán al equipo de trabajo los resultados obtenidos, fundamentando por qué consideraron dichos elementos en su análisis, posteriormente se discutirán los aspectos más comunes que se presentaron y aquellos que son de mayor importancia y relevancia para la organización para que formen parte del FODA general de la empresa.
Etapa 2: Sensibilización al cambio
Ante un proceso de cambio organizacional o de reconversión de actitudes, el papel del gerente debe ser el de liderar el cambio mismo en este caso al modelo que se quiere implementar el modelo Gung Ho, convirtiéndose en un visionario, un estratega y un excelente comunicador e inspirador de todos aquellos aspectos que involucren a la empresa, una vez que dicho proceso, por su magnitud, sólo se logra con el compromiso del equipo gerencial y de toda la empresa en su conjunto, siendo cada vez más importante pensar en reconvertir primeramente al gerente, ya que si el mismo tiene bajo su cargo un equipo dispuesto al cambio y no se siente comprometido con él, dicho cambio no se dará por efecto de una resistencia pasiva (aquella en la cual se apoyan los cambios de palabra, pero no se participa de ellos).
Por todo ello, las nuevas realidades del entorno van dejando de lado la idea de las organizaciones tradicionales, rígidas, requiriéndose hoy en día una gerencia más participativa, más plana y con menos niveles jerárquicos, en donde se produzca un mayor acercamiento de todos los que la integran, con una participación mucho más activa de todo el equipo gerencial en la toma de decisiones y con un énfasis muy particular en equipos decisorios basados en estructuras funcionales por áreas de negocios.
Para el correcto desarrollo y ejecución de esta etapa y poder implementar el modelo Gung Ho, el primer paso será definir la misión y visión que persiguen las empresas y serán sus resultados. Una mala definición de estos conceptos puede conllevar indeterminaciones y problemas posteriores.
El cambio debe verse para el propietario y los empleados no como una amenaza sino como un beneficio las nuevas ventajas que traerá este nuevo modelo Gung Ho, debe verse como algo que lleva a una vida más próspera para todos, es algo positivo, pues hará de cada empleado un ser viviente, que lucha, gana y se fortalece en el bien, sin dar cabida a las inclemencias que la vida presenta, la mayoría de las veces, no se puede evadirlas, pero si se enfrentan con integridad, confianza y seguridad en cada uno, se puede librar esas batallas y salir triunfadores y lo más importante vivir con espíritu alegre y fortalecido.
Por esto, hay fuerzas que reducirán las restricciones y temores hacia el cambio como son:
o La creación de un clima propicio, basado en el respeto por las personas
o Lograr la participación efectiva y real, no manipuladora
o Asumir una actitud experimental y curiosa.
o Mostrar una exposición gradual a los procesos, no hacerlo en forma impulsiva, sino planeada.
Explicación de la necesidad del cambio
Todo el personal de la empresa debe estar convencido de la necesidad del cambio, de lo contrario difícilmente se producirá. Para despertar ésta conciencia, el propietario debe ayudar a poner de relieve los problemas que pueden estar siendo omitidos consciente o inconscientemente.
o ¿Estamos obteniendo la mayor rentabilidad posible?
o ¿Estamos aprovechando todo el talento de nuestro personal?
o ¿Está obteniendo nuestro negocio mejores resultados que la competencia?
o ¿Estamos bien posicionados para afrontar las amenazas futuras? (nuevos competidores)
o ¿Debemos apostar más en mejora tecnológica o en nuevos productos?
Oriente el cambio
No basta con convencer de la necesidad del cambio: es necesario que se oriente todas las voluntades y recursos en la dirección adecuada.
Para que una empresa sobreviva y tenga éxito, debe tener una firme base de creencias compartidas sobre la cual descansen todas sus decisiones y relaciones.
Para llevar a cabo dicha orientación al cambio se realizarán una reunión semanales durante un mes y la duración de estas reuniones será de 2 horas máximo con el propietario y su equipo de trabajo con el objetivo de darles a conocer las ventajas que trae el nuevo modelo Gung Ho y en que consiste dicho modelo. Se sugiere abordar los siguientes temas:
o El nuevo modelo promueve la innovación y la creatividad.
o Con el nuevo modelo se tomaran mejores decisiones, las cuales se hacen en equipo.
o Se enriquecerán los puestos de trabajo.
o El personal se sentirá responsable no solamente por su tarea, sino también por hacer que la empresa funcione mejor
o La empresa se estructurará de tal manera que facilitan la tarea de sus integrantes, de modo que puedan hacer no sólo lo que se les pide, si no también lo que se necesita hacer.
o La información será procesada y manejada por todos los miembros del equipo de trabajo.
o Se logrará una autodisciplina y compromiso por parte de los miembros del equipo.
Etapa 3: Organización y operación
Equipos de trabajo
Durante esta etapa se asignarán las funciones que debe realizar el equipo de trabajo, ya que esté equipo será el responsable de comunicar a todos los empleados de la empresa sobre la puesta en marcha del modelo y de dirigir todas las actividades dentro de la empresa.
Entre las funciones que estos supervisores realizaran están las siguientes:
o Deberá programar o planificar el trabajo del día, establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento.
o Delegar autoridad y en la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor deberá empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones sean claras, específicas, concisas y completas.
o Desarrollará la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, ampliando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo, así elevará los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivará hacia el trabajo, aumentará la satisfacción laboral.
o Creará conciencia en los colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios controladores de su trabajo, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados.
Fijación de metas
Durante esta etapa también se realizará la fijación de metas específicas, medibles y con fechas objetivamente alcanzables, con el fin de que el rendimiento de los empleados incremente.
El método a utilizar para fijar las metas es el método de la entrevista grupal el cual consistirá en elegir a un empleado de cada departamento de la mediana empresa teniendo como moderador a un miembro del equipo de supervisión que serán los encargados de manejar estas juntas, para la cual se realizaran 4 reuniones de máximo 2 horas.
En la primera reunión el equipo de supervisión compartirá sus conocimientos sobre lo que significa el modelo Gung Ho, logrando de esta forma crear conciencia en los empleados sobre la importancia de los cambios a nivel organizacional para enfrentar el entorno en el cual se desenvuelve actualmente la empresa.
En la segunda reunión servirá para que los empleados participen y despejen sus dudas; logrando con esto que sean ellos los protagonistas de dicha reunión.
En la tercera reunión se tendrá como base la exposición de videos sobre el modelo administrativo Gung Ho, haciendo participar activamente a los empleados en diferentes dinámicas de grupo teniendo como objetivo principal disminuir sus temores a enfrentar los cambios y nuevos retos.
A partir de la cuarta reunión se comenzará a trabajar sobre las necesidades de los trabajadores con el fin de conocer sus intereses para que el equipo de supervisión tenga una idea de lo que ellos piensan y así poder establecer las metas. Además se le pedirá a cada trabajador que de ejemplos de metas para el departamento en el que trabaja, esto será de útil ayuda para el equipo de supervisión a la hora de establecer las metas.
Se utilizara en cada reunión el siguiente formato:
-Presentación:
o Agradecer la participación
o Presentación del coordinador
o Breve descripción de por qué fueron elegidos (que son representantes de muchos otros)
o Breve descripción de los objetivos que se pretenden alcanzar.
o Notificar que se grabará la discusión para no perder partes.
o Descripción de la dinámica de la sesión.
o Duración del encuentro
o Dejar claro lo que se espera, se hable de sus opiniones y que no se va a discutir experiencias personales.
o Dejar claro que lo interesante es hacer una conversación grupal y que cada uno expresen libremente las ideas y opiniones (que no hay buenas o malas ideas o respuestas a las cosas que se va a discutir)
o Dejar claro que no se esperamos que se pida permiso para hablar, si no que cada uno escuche al otro y esperar que el compañero termine de hablar para expresar su opinión.
Asignación de papeles
Para desarrollar un campo de trabajo claramente demarcado, cada persona deberá conocer sus responsabilidades, sus limitaciones y su flexibilidad de movimiento. El desconocimiento de las funciones o los espacios para moverse limitan la imaginación y reducen el campo de maniobra de las personas. Los campos de acción muy reducidos, restringen los movimientos y restringen el crecimiento personal y las posibilidades de desarrollo de los individuos, las operaciones y las organizaciones. Quién mejor para definir los campos de acción que las personas que se han movido y desarrollado al interior de dichos campos. Los mismos que ostentan las responsabilidades y efectúan las acciones día tras día. Una hoja de trabajo es útil para definir los pasos y las tareas que se deben de realizar.
Aclaración de papeles y responsabilidades.
Los papeles y las responsabilidades deben aclararse cuando se forma un equipo y para que el modelo Gung Ho funcione correctamente, dentro de la empresa debe de saber el empleado exactamente lo que debe de realizar conociendo sus límites y para esto es necesario crear un diagrama de responsabilidades con el fin de mejorar la coordinación y responder las interrogantes de quién va a hacer qué cosa, con qué nivel de autoridad y qué clase de participación por parte de los demás
Etapa 4: Sociabilización y comunicación.
El objetivo de esta etapa es el de comunicar la misión, visión, objetivos, metas y los valores a todos los empleados de la empresa, que se han llegado a determinar por el gerente y el grupo de supervisores, así como también se desarrollará la forma en que los empleados serán motivados, para que logren alcanzar un mayor rendimiento laboral.
Es necesario que los empleados se vayan sociabilizando con la Misión, visión, objetivos, metas y los valores, que van hacer las nuevas herramientas en las cuales van a tener que guiar sus acciones. La motivación de los empleados es otra forma de poder llevar a estos a un mejor rendimiento, por lo que se impartirán capacitaciones y establecerán diferentes incentivos a implementar.
Comunicación
La comunicación se llevara a cabo con el objetivo de dar a conocer la misión, la visión, los objetivos, las metas y los valores de la empresa, esto permitirá que los empleados se vayan sociabilizando con el modelo Gung Ho y de esa manera se orienten a mejorar su rendimiento.
Ya definido todos estos conceptos, por el gerente y el equipo de trabajo es necesario trasmitirlos a toda la empresa para que se comiencen a canalizar cada uno de los diferentes departamentos de la empresa.
Para que se pueda dar a conocer será necesario hacer partícipes a todos los empleados y comunicar estos a través de reuniones que serán impartidas por el grupo de supervisión, estas se pueden desarrollar en un máximo en dos reuniones donde se explique la importancia que tienen estos conceptos para la empresa, para los integrantes de la empresa y sobre todo para dar un mejor servicio a los clientes. El principal objetivo de las reuniones es poder percibir de una mejor manera estos conceptos (misión, visión, objetivos, metas y valores), para que se pueda explicar de una manera clara lo que se quiere llegar a obtener con cada una de estas que se han planteado, así como también se pueda responder a cualquier inquietud que haya de parte de todos los empleados de la empresa.
Por otra parte necesario contar con otro tipo de instrumento para comunicarle constantemente la misión, la visión, los objetivos, las metas y los valores de la empresa los cuales son:
o Informes escritos donde se les dé a conocer los objetivos y las metas que se tengan que cumplir en los diferentes departamentos de la empresa, como también informes donde se presente cada mes si han llegado a cumplir las metas propuestas en dicho periodo.
o Carteles que se coloquen en diferentes instalaciones de la empresa, como pueden ser oficinas, donde se toman los alimentos, donde se encuentre el oasis de agua etc., dichos carteles expresarán la visión, la misión y los valores de la empresa y estén conscientes de implementarlos en cada una de las actividades diarias del trabajo.
La Motivación
La motivación es muy importante para que los empleados quieran y pueda desempeñar satisfactoriamente su trabajo, así puedan lograr eficiencia en las empresas y dar una buena calidad en los servicios que brindan estas.
A través de la motivación los empleados tendrán voluntad para hacer un esfuerzo por alcanzar las metas de la empresa, condicionada por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad personal.
Por lo tanto es responsabilidad del gerente o dueño de la empresa en crear una ambiente propicio para que florezca el talento.
Se debe ayudar y motivar para que alcance su rendimiento y, sobre todo, para que lo alcance en grupo, que es el éxito más grande.
Es de esta manera que se propone poner en práctica todos los lineamientos que a continuación se enuncia para que puedan llevar a los empleados a tenerlos motivados y de esa forma puedan lograr un mayor rendimiento y lograr las metas propuestas con los recursos a acorde a cada empresa.
o Hacer interesante trabajo.
o Relacionar las recompensas con el rendimiento
o Proporcionarle recompensas que sean valoradas.
o Tratar a los empleados con respeto.
o Alentar la participación, la colaboración y la confianza
o Administrar con valores en la empresa.
o Ofrecer retroalimentación precisa y oportuna
La Capacitación
La capacitación del empleado consiste en un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente o futuro, aumentando su capacidad a través de la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes.
El recurso humano es elemento más valioso en toda la empresa, por tanto requiere de más atención mediante el otorgamiento de oportunidades de crecimiento a través de la capacitación, para que su personal se desarrolle adecuadamente en su cargo actual y para el que puedan ocupar en el futuro, posiciones más elevadas y complejas.
Por todo esto y por el mismo hecho de que en las medianas empresas que venden llantas se carece de capacitación en materia de desempeño gerencial, es sumamente necesario desarrollar un programa en todas las áreas, en busca del bienestar de la empresa y del empleado en particular.
Los temas impartidos en estas capacitaciones serán: Trabajo importante, trabajo en equipo, Metas compartidas, trabajar con valores y atención al cliente.
Estos temas serán desarrollados por personas especializadas en impartir capacitaciones para un mejor desarrollo y percepción de los mismos así como también estará involucrado el comité de supervisión para cualquier actividad que se tenga que realizar.
Para el desarrollo de estos temas de capacitación es necesario que se tomen en cuenta los siguientes lineamientos:
o Reunirse con los grupos de empleados dos veces por semana en un lapso de 1 hora durante el periodo que amerite el coordinador de la implementación del modelo, para desarrollar las diferentes exposiciones y de esa manera los empleados se familiaricen con la importancia que tiene este en la vida laboral que ellos desarrollan dentro de la empresa.
o Deberán hacerse en el horario que la empresa convenga.
o Contará con un lapso de 15 minutos de preguntas que hagan los empleados o de realimentación sobre lo que se está impartiendo.
o Los empleados asistirán una vez por semana, y serán repartidos en dos grupos, esto quiere decir que serán intercalados en una semana un día un grupo y el otro día el otro, como por ejemplo el miércoles el grupo 1, el viernes el grupo 2
o Estas reuniones se harán de esta manera para que no se pare la jornada laboral de la empresa y siempre se cuente con personal en las diferentes áreas de esta.
o Las primeras reuniones pueden estar formadas por grupos de empleados de diferentes secciones o departamentos de las empresas; cuando los temas que se comenten sean de más contenido con respecto a su área estos pueden agruparse con compañeros afines a su puesto.
Etapa 5: Evaluación y control del modelo
El objetivo de esta etapa es corregir los posibles errores que se pueden presentar en la ejecución del modelo.
El éxito del modelo administrativo Gung Ho, deberá evaluarse a través de indicadores y factores que deberán medirse antes, durante y después de su aplicación; puesto que es necesario llevar a cabo una comparación entre lo planeado y lo realizado.
En el desarrollo del modelo administrativo Gung Ho, existirán desviaciones positivas y negativas. Las desviaciones positivas resultan cuando los objetivos y metas propuestas son alcanzados y superados; por el contrario, las desviaciones negativas son aquellas donde no se alcanza a cubrir lo planificado por lo que deberán tomarse las medidas correctivas necesarias en cada caso.
Excelente..gracias
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